《党政机关公文处理工作条例》规定,通知“适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文”。通知具有行文客体广泛、实用性强、形式灵活、使用频率高等特点,是党政机关文秘人员必须掌握的文种。这里谈谈写好一则通知的四个基本环节。
选准通知类型
常见的通知可以分为发布性通知、批转性通知、转发性通知、指示性通知、任免通知、知照性通知等类型。起草通知首先要了解各类通知的特点,根据行文目的选好类型。
(一)发布性通知:用于印发《党政机关公文处理工作条例》规定的15个文种以外的其他文种,比如准则、条例、规定、办法、细则、方案等,如《××省人民政府关于印发〈××省文化旅游产业发展“十四五”规划〉的通知》。
(二)批转性通知:用于上级机关批转下级机关的公文,或者党政机关办公厅(室)根据授权,转发平行机关或不相隶属机关的来文,让有关单位周知或执行,如《中共中央办公厅转发(中共中央组织部关于进一步加强和改进街道社区党的建设工作的意见>的通知》。
(三)转发性通知:用于下级机关转发上级机关的文件,如《××省发展和改革委员会转发〈国家发展改革委办公厅关于组织开展2020年(第27批)国家企业技术中心认定工作的通知〉的通知》。
(四)指示性通知:用于上级机关指示下级机关如何开展工作,如《××省委关于开展“再学习、再调研、再落实”活动的通知》。
(五)任免通知:用于任免和聘用干部,如《中共××市委组织部关于×××同志职务任免的通知》。
(六)知照性通知:用于处理事务性的工作,告知事项、时间、地点等,如会议通知就属于知照性通知。
在撰写通知时还要注意区分通知、通报、意见等相似文种。比如,为了推动、指导下级机关工作,应选用意见或者通知,但意见多用于对重要问题提出见解和处理办法。又如,就通知和通报而言,通报更多侧重于说明、介绍某一事物或问题的情况,通知则用于发布、传达上级要求。
设计框架结构
通知通常由标题、主送单位(抄送单位)、通知缘由、通知事项、具体要求等要素组成,根据实际情况,有的还包含密级和保密期限等要素。
标题完整准确。标题应准确、简洁,通常采用发文机关、事由和文种三要素齐备的标准格式,如《××省委关于统筹做好2021年春节期间疫情防控和生产生活保障有关工作的通知》。
主送单位和抄送单位明确具体。根据通知的目的和内容,确定受理机关和相应层级。比如,是需要普遍贯彻落实还是部分单位贯彻落实,内容范围是由地厅级知悉还是可以发到县级,据此选择主送单位和抄送单位。
正文内容层次分明。正文部分要根据通知内容要求,合理设计框架,围绕要表达的主题,安排和展开论述,做到前后呼应、逻辑严密、自然连贯。开头部分要写明通知的缘由目的,方法一般有根据式、目的式、概括式等。主体部分把通知的主要内容以条文或段落等形式,将布置的工作和需要周知的事项阐述清楚,将要求、措施、步骤等讲清楚。结尾部分通常提出保障措施等要求。
确保内容可行
公文符合党的路线方针政策和国家法律法规,是最基本最起码的要求。通知内容必须合法合规,不能与法律和党内法规相冲突。但在实际工作中,内容有问题的通知仍然时有出现。比如,《x×集团关于安排春节放假期间有关工作的通知》中,要求“在春节放假前5天和春节上班后5天休假的,按3倍扣发当月工资”,明显违反了劳动法的规定。
撰写通知要确保政策措施
可以落实,克服主观主义、经验主义、教条主义,根据实际情况研究管用的举措,尽量提出与具体人、具体事、具体工作流程相结合的方法,不能想当然、大呼隆。要实事求是,与本地区、本部门实际情况相结合,不照搬照抄上级文件,搞上下一般粗。比如,有的部门起草的通知,所提政策措施与中央文件重复率高达80%,除了增加编制和经费以外,没有新的内容。
要根据新情况新问题,与时俱进提出措施和办法,不能以不管用的老办法去解决新问题。比如,有些部门不会以创新推进工作,动辄要求开会发文部署工作,违背了精文减会的要求。在实际工作中出现落实难的问题,一个重要原因就是制定措施时考虑不周全。比如,某部门起草的《x×厅关于做好××工作挂钩帮扶的通知》,在安排牵头单位和责任单位时,没有经过征求意见,安排某学术研究机构作为牵头单位帮扶某县,没有考虑其工作职能,导致协调困难,帮扶力度不够,影响工作成效。
力求规范简洁
公文语言要庄重平实、严谨规范、简洁明了,有话则长、无话则短。要发扬“短实新”文风,做到言简意赅、观点鲜明,让人一眼就能看懂,坚决杜绝冗长、空洞、夸大的语言。
要正确使用相关表述,特别是对政治表述,要规范严谨使用,不能改写,不能改变其固有搭配。比如,有的通知强调加强党的领导时,表述为“团结带领全国人民实现两个一百年奋斗目标”,由于第一个百年奋斗目标已经实现,因此应改为“开启全面建设社会主义现代化国家新征程、向第二个百年奋斗目标进军”;又如,有的通知写到“把党的思想政治建设摆在首位”,应改为“把党的政治建设摆在首位”。
要提高责任意识,把“质量第一”的要求贯穿全过程,体现到思想内容、文字表述、运转办理各个方面,做到每个环节都精准规范,坚决杜绝“5个90%相乘等于59%”的现象。(刘伟)